Numéroter ses factures sans se mettre en faute

L'article 242 nonies A de l'annexe II au code général des impôts demande que chaque facture porte un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Trois mots, et tout le reste en découle.

Continue, cela veut dire sans trou

Si vous émettez les factures 12, 13 et 15, l'administration constate qu'il manque la 14 et peut vous demander ce qu'elle contenait. Une facture supprimée parce qu'elle comportait une erreur crée exactement ce trou.

C'est le point le plus mal compris : une facture émise ne se supprime pas et ne se modifie pas. Une erreur se corrige par un avoir, qui reprend la facture en négatif, puis par une nouvelle facture portant le numéro suivant. La séquence reste intacte, et la trace de la correction est visible, ce qui est précisément le but.

Chronologique, cela veut dire dans l'ordre

Le numéro suivant va à la facture émise ensuite. On ne réserve pas un numéro pour plus tard, on ne revient pas en arrière pour intercaler une facture oubliée avec une date antérieure. Si une facture a été omise, elle prend le numéro du jour où on l'établit.

Ce que vous pouvez choisir librement

La loi ne vous impose ni format ni préfixe. Ces trois séries sont également valables :

Vous pouvez remettre le compteur à un chaque année, à condition que l'année figure dans le numéro : la série reste alors continue à l'intérieur de son millésime. C'est la pratique la plus répandue et la plus lisible.

Les séries séparées, à manier avec précaution

Il est permis d'utiliser plusieurs séries distinctes, par exemple une par établissement, ou une pour les factures et une pour les avoirs. Chaque série doit alors être continue en elle-même et son préfixe doit la distinguer sans ambiguïté.

Un piège fréquent : ouvrir une série par client ou par chantier. Ce n'est pas interdit, mais cela multiplie les compteurs à tenir et les occasions de trou. Sauf raison impérieuse, une seule série de factures et une série d'avoirs suffisent.

Changer de logiciel en cours d'année

C'est le moment où la plupart des ruptures se produisent. Vous étiez à la facture F2026-0147, votre nouveau logiciel démarre à 1, et vous voilà avec deux factures numérotées 1 dans le même exercice.

La règle est simple : reprenez votre série où elle en était. Un logiciel sérieux doit vous permettre de fixer le rang de départ et le préfixe. Si le vôtre ne le permet pas, c'est un mauvais signe sur le reste.

Le cas des devis

Un devis n'est pas une facture : il n'est soumis à aucune obligation de numérotation continue. Rien n'empêche cependant de lui donner sa propre série, ne serait-ce que pour s'y retrouver quand un client vous appelle en citant un numéro.

Et si le trou existe déjà ?

Ne réécrivez rien. Une facture émise ne se renumérote pas, et bricoler la série aggraverait la situation. Notez ce qui s'est passé dans votre documentation comptable, à l'endroit où vous consignez vos procédures, et reprenez une série propre à partir de maintenant. Un contrôleur distingue très bien une erreur assumée et documentée d'une dissimulation.

Ce que fait le logiciel

Suivalis attribue le numéro à l'émission et pas avant, refuse la modification et la suppression d'une pièce émise, et propose l'avoir comme seule voie de correction. Il permet de reprendre une série existante, préfixe et rang de départ compris, quand vous arrivez d'un autre logiciel. Et si deux appareils hors ligne calculent le même numéro le même jour, il vous le signale au lieu de laisser passer un doublon.