Facture impayée : que faire, dans l'ordre

La plupart des impayés ne viennent pas de mauvaise foi. Ils viennent d'une facture égarée, d'un service comptable débordé, d'un interlocuteur parti en congé. C'est une bonne nouvelle : cela veut dire qu'une relance polie et rapide suffit le plus souvent.

La mauvaise nouvelle, c'est que plus on attend, plus on encaisse tard, et plus on paraît ne pas y tenir. Un créancier qui relance au bout de trois mois enseigne à son client qu'il peut payer à trois mois.

Avant tout : vérifiez que la faute n'est pas la vôtre

Avant d'écrire, cinq secondes de contrôle. Est-ce que la facture est bien partie, à la bonne adresse, avec le bon numéro de commande ? Est-ce que l'échéance est réellement dépassée, ou comptez-vous depuis la date d'émission alors que vous accordez trente jours ? Est-ce que le paiement n'est pas arrivé sans que vous l'ayez pointé ?

Une relance envoyée à tort sur une facture déjà réglée abîme une relation commerciale plus sûrement que trois semaines de retard.

Étape 1, à J+1 : le rappel courtois

Le lendemain de l'échéance, pas trois semaines après. Un message court, sans reproche, qui suppose l'oubli plutôt que la mauvaise volonté. Le ton compte : à ce stade, vous rendez service à votre client en lui signalant quelque chose qui lui a échappé.

Beaucoup d'impayés se règlent ici. C'est aussi l'étape que presque personne ne fait, parce qu'elle suppose de savoir, chaque matin, quelles factures sont arrivées à échéance la veille.

Étape 2, à J+15 : la relance ferme, avec les chiffres

Au deuxième message, le ton change et les montants apparaissent. C'est là qu'on rappelle que le retard a un coût légal, sans encore menacer de quoi que ce soit.

Entre professionnels, les pénalités de retard sont dues de plein droit, sans mise en demeure, dès le lendemain de l'échéance. S'y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € par facture pour frais de recouvrement. Ces deux sommes ne sont pas une faveur à demander, elles sont prévues par les articles L441-10 et D441-5 du code de commerce, et votre facture est censée les annoncer.

Notre calculateur vous donne le montant exact en quelques secondes, ainsi qu'un modèle de courrier à recopier.

Joignez un relevé de compte client : la liste des pièces encore dues, avec leurs dates et leurs échéances. Face à un service comptable, un document qui récapitule tout est traité plus vite qu'un message qui parle d'une facture parmi d'autres.

Étape 3, à J+30 : la mise en demeure

Par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce n'est pas encore une procédure, mais c'est la pièce qui la prépare : elle date officiellement votre demande et fait courir les intérêts de manière incontestable.

Elle doit contenir, sans quoi elle ne vaut pas grand chose :

• le mot mise en demeure, écrit tel quel ;
• la référence et le montant de la facture, sa date d'échéance ;
• le décompte des pénalités et de l'indemnité de 40 € ;
• un délai précis, huit ou quinze jours ;
• l'annonce de la suite en cas de silence ;
• la date et votre signature.

Envoyez-la même si vous doutez de son effet. Sans elle, la suite judiciaire est plus difficile, et beaucoup de débiteurs qui ignoraient deux relances réagissent au recommandé.

Étape 4 : l'injonction de payer

Quand une créance n'est pas contestée sur le fond, c'est la voie la plus simple. On saisit le tribunal de commerce si le débiteur est commerçant, par une requête accompagnée des pièces : facture, bon de commande, preuve de livraison, relances, mise en demeure. Le juge statue sans audience et sans que la partie adverse soit entendue.

La procédure est peu coûteuse et un avocat n'est pas obligatoire. En revanche, elle suppose un dossier propre : c'est là qu'on mesure l'intérêt d'avoir gardé la trace de chaque échange, avec ses dates.

N'oubliez pas la prescription : entre professionnels, l'action se prescrit par cinq ans à compter de l'échéance. Contre un consommateur, le délai tombe à deux ans.

Ce qui fait vraiment la différence

Ce n'est ni le ton des lettres ni la connaissance du droit. C'est le fait de relancer au bon moment, systématiquement. Une entreprise qui relance le lendemain de chaque échéance encaisse plus vite que celle qui rédige de belles mises en demeure trois mois plus tard.

Et cela suppose une seule chose : savoir chaque matin quelles factures sont arrivées à échéance. C'est très exactement ce que fait Suivalis, qui remonte les impayés dans la liste du jour, calcule les pénalités au taux que vous avez fixé, et prépare les trois niveaux de relance, du rappel courtois à la mise en demeure. Le relevé de compte client s'imprime en un clic.