1. Démarrer

Suivalis s'ouvre sans inscription et fonctionne immédiatement. Vos données sont enregistrées sur votre appareil, dans le navigateur, et non sur un serveur.

L'exemple fourni

Au premier lancement, le logiciel se remplit d'un jeu de démonstration : une trentaine de contacts, des sociétés, des opportunités, quelques devis et factures. Il sert à manipuler sans risque. Rien de tout cela n'est réel.

Quand vous êtes prêt à travailler, allez dans Réglages, onglet Données, et choisissez Vider l'espace. Le logiciel télécharge d'abord une archive de ce qu'il efface, puis repart à zéro.

Le guide de prise en main

Un bandeau propose Faire le tour au premier lancement : dix étapes commentées sur les écrans du logiciel. Vous pouvez le relancer à tout moment depuis Réglages, onglet Données, ligne Guide de prise en main.

Installer le logiciel sur l'appareil

Suivalis s'installe comme une application ordinaire, avec sa propre icône, et s'ouvre ensuite sans passer par le navigateur. Il fonctionne alors sans connexion.

• Sur ordinateur, dans Chrome ou Edge : une icône d'installation apparaît à droite de la barre d'adresse. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Installer proposé dans Réglages, onglet Formule.
• Sur Android : menu du navigateur, puis Installer l'application.
• Sur iPhone et iPad : bouton Partager de Safari, puis Sur l'écran d'accueil.

2. Se déplacer dans le logiciel

La colonne de gauche

Douze écrans, rangés en trois groupes.

Sur téléphone, la colonne devient une barre en bas de l'écran avec les quatre écrans les plus utilisés, plus un bouton Plus qui ouvre le reste.

La barre du haut

• Rechercher ouvre la palette : voir la section Raccourcis.
• Nouveau crée un contact, une société, une opportunité, un rappel ou un document, sans changer d'écran.
• Le soleil ou la lune bascule entre le thème clair et le thème sombre.
• La cloche affiche le nombre de relances en attente et mène aux rappels.

3. Tableau de bord

L'écran d'ouverture. Il répond à une seule question : que dois-je faire maintenant.

• Les relances en retard et du jour, contact par contact, avec la raison pour laquelle chacun remonte.
• Les contacts sans nouvelles depuis trop longtemps, calculés à partir du délai que vous avez fixé sur chaque fiche.
• Les chiffres du portefeuille : montant signé, montant en cours, pondéré par la probabilité, et taux de transformation.
• Les impayés et les soldes à recouvrer sur les devis réglés en plusieurs fois, avec une jauge d'avancement.

Chaque ligne est cliquable et ouvre la fiche correspondante. Rien n'est décoratif : si une donnée est affichée, elle mène quelque part.

4. La file du jour

L'écran à ouvrir le matin. Il prend les contacts que leur délai a rendus dus et vous les présente un par un, au lieu de vous laisser devant une liste.

Ce que vous voyez

En haut, votre avancement : combien de personnes traitées sur combien. Puis la fiche du moment, avec son nom, sa société, et surtout la raison de sa présence écrite en clair : depuis combien de temps sans échange, quelle affaire attend une suite, quel montant est en jeu, et quel délai vous aviez fixé pour cette personne.

Vient ensuite le message, déjà rempli à partir de vos modèles : le prénom, la société, votre signature sont en place. Pour un courriel, l'objet s'affiche au-dessus du texte. Choisissez le canal, changez de modèle si besoin, corrigez l'objet et le texte, tout reste modifiable jusqu'au bout.

Les trois réponses

• Fait. L'échange est enregistré au journal avec le message tel que vous l'avez envoyé, et la date du dernier contact est mise à jour. La personne ne remontera qu'au terme de son délai.
• Repoussé de 7 jours. Elle sort de la file une semaine. Sa date de dernier échange n'est pas touchée : repousser n'est pas mentir sur ce qui s'est passé.
• Sans suite. Le contact passe en perdu et cesse de remonter. Il reste dans vos fiches, et vous pouvez le remettre en piste depuis sa fiche à tout moment.

Un message très long ne passe pas par ce chemin : les logiciels de messagerie coupent l'adresse au-delà d'environ deux mille caractères, sans prévenir. Dans ce cas Suivalis copie le message au lieu d'ouvrir la messagerie, et vous le dit : collez-le dans un message vide, rien ne sera tronqué.

Quand la file est vide

C'est que tout le monde a été touché dans le délai que vous aviez fixé. Il n'y a rien à faire, et c'est le but.

5. Rappels

La liste de ce qui est à faire, triée par échéance. Un rappel porte un titre, une date, une priorité et, le plus souvent, un contact.

• La case ronde à gauche marque le rappel comme fait.
• Repousser décale l'échéance sans perdre le rappel ni son historique.
• La priorité se lit d'un coup d'œil : haute, normale, basse. Elle n'influence que l'ordre d'affichage.

Les rappels naissent de trois façons : à la main, automatiquement après un échange enregistré, ou par une séquence de relance appliquée à une liste de contacts.

6. Agenda

Les mêmes rappels, vus par semaine ou par mois. Utile pour repérer une semaine trop chargée et étaler les relances plutôt que de toutes les faire le même jour.

Le premier jour de la semaine se règle dans Réglages, onglet Général.

7. Pipeline

Vos opportunités en cours, rangées par étape, de la prise de contact à la signature. Une opportunité est une affaire à décrocher : un montant, une échéance prévue, une probabilité, un ou plusieurs contacts.

Faire avancer une affaire

Faites glisser la carte d'une colonne à l'autre, ou ouvrez-la et changez son étape. Le déplacement est enregistré dans le journal : vous saurez plus tard quand l'affaire a bougé.

Les champs d'une opportunité

• Montant : la valeur de l'affaire, hors taxes.
• Probabilité : votre estimation, en pourcentage. Elle sert au calcul du montant pondéré dans les rapports. Laissez-la vide tant que vous n'en savez rien.
• Clôture prévue : la date à laquelle vous pensez conclure. Facultative elle aussi.
• Contacts : plusieurs personnes peuvent suivre la même affaire, un acheteur et un directeur par exemple.
• Responsable : qui, dans votre équipe, porte l'affaire. Sans équipe, c'est vous.

Transformer en devis

Depuis une opportunité, le bouton Créer un devis reprend le client, le montant et l'intitulé sans ressaisie.

Les étapes du pipeline se renomment et se réordonnent dans Réglages, onglet Pipeline.

8. Contacts

Le cœur du logiciel. Une fiche par personne, jamais par entreprise.

Les six statuts

Le délai de relance

Chaque fiche porte un champ Relancer tous les, en jours. C'est lui qui fait remonter le contact dans les rappels quand le silence dure trop. La valeur par défaut se règle dans Réglages, onglet Général, et se change contact par contact : on ne relance pas un gros compte au même rythme qu'une piste froide.

Enregistrer un échange

Le bouton Échange, dans la fiche, note un appel, un courriel ou un rendez-vous. Il remet à zéro le compteur de relance : le contact ne remontera plus avant le délai fixé.

Importer un fichier

Le bouton Importer accepte un fichier CSV exporté d'un tableur, d'un autre logiciel ou d'une messagerie. Le logiciel devine la correspondance des colonnes, vous la corrigez si besoin, et vous voyez un aperçu avant de valider. Les doublons d'adresse peuvent être ignorés automatiquement.

Exporter

Le bouton Exporter produit un fichier CSV de la liste affichée, filtres compris. L'export reste possible dans toutes les formules, y compris la gratuite.

9. Sociétés

Les entreprises auxquelles vos contacts sont rattachés. Une société regroupe ses interlocuteurs, ses opportunités et ses documents : la fiche montre d'un coup ce que représente ce compte.

• Secteur : liste modifiable, avec saisie libre si le vôtre n'y figure pas.
• Téléphone : celui du standard. Celui des personnes reste sur leur fiche.
• Adresse : reprise automatiquement sur les devis et factures adressés à cette société.

10. Devis et factures

Réservé aux formules payantes. Quatre types de documents, tous conformes aux mentions qu'impose le droit français.

Le cycle habituel

1. Vous créez un devis, depuis une opportunité ou de zéro.
2. Tant qu'il est en brouillon, tout se modifie.
3. Vous l'émettez : il reçoit son numéro définitif et sa date. À partir de là, il ne bouge plus.
4. Le client accepte : vous le transformez en facture sans ressaisie.
5. Vous marquez la facture réglée quand l'argent est arrivé.

La numérotation

Les numéros se suivent sans trou, par série et par année, comme l'exige l'article 242 nonies A de l'annexe II au code général des impôts. Les préfixes et le premier numéro de chaque série se règlent dans Réglages, onglet Ma société.

Si vous avez déjà facturé avec un autre outil cette année, indiquez-y le numéro de départ : votre série continuera au lieu de repartir à un.

Reprendre un document émis ailleurs

Le bouton Reprendre un document existant enregistre un devis ou une facture établi avec un autre logiciel, avec son numéro et sa date d'origine. Le logiciel refuse un numéro déjà utilisé et une date future.

Les relances d'impayés

Trois niveaux, du rappel courtois à la mise en demeure.

• Relance simple, quelques jours après l'échéance.
• Relance ferme, avec rappel des pénalités encourues.
• Mise en demeure, qui chiffre les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € prévue à l'article D441-5 du code de commerce.

Le texte de chaque niveau est prérempli et modifiable avant envoi.

Impression et PDF

Le bouton Imprimer ouvre la fenêtre d'impression du navigateur, qui permet aussi d'enregistrer en PDF. La mise en page reprend votre logo, votre couleur et votre typographie.

Export comptable et Factur-X

• Journal des ventes en CSV, pour votre expert-comptable, avec le récapitulatif de TVA sur les encaissements ou sur les débits.
• Factur-X, profil BASIC : le format structuré qu'impose la facturation électronique. Il est déjà produit, facture par facture.
• Archive comptable : toutes vos pièces dans un fichier unique qui s'ouvre dans n'importe quel navigateur, sans Suivalis, pour la conservation de dix ans imposée par l'article L123-22 du code de commerce.

La facturation électronique, et votre plateforme

La réforme impose que les factures entre professionnels transitent par une plateforme agréée, et non plus par un simple courriel avec un PDF en pièce jointe. Chaque entreprise choisit la sienne.

Suivalis ne se met pas à la place de la vôtre. Le logiciel produit le fichier structuré que votre plateforme attend, et vous le lui remettez. Vous gardez celle que vous avez déjà, ou vous en prenez une : votre expert-comptable et votre banque en proposent souvent une, parfois comprise dans ce que vous payez déjà.

Le fichier s'obtient depuis Devis et factures, menu d'une ligne, puis Exporter en Factur-X.

11. Journal

Tout ce qui s'est passé, dans l'ordre : échanges enregistrés, changements d'étape, documents émis, rappels terminés. C'est la mémoire de la relation, celle qu'on cherche six mois plus tard quand un client rappelle.

Le journal se filtre par contact, par société et par type d'événement.

Le compte rendu de rendez-vous

Bouton Nouveau, puis Compte rendu. C'est la réponse au reproche le plus courant fait aux logiciels de suivi : après un rendez-vous, il faut normalement ouvrir l'échange, puis l'affaire, puis le rappel. Trois écrans pour une seule conversation, et on finit par ne rien saisir du tout.

Ici, vous collez vos notes telles que vous les avez prises. La première ligne devient le résumé de l'échange, le reste en devient le détail. Vous indiquez la personne rencontrée, l'affaire concernée s'il y en a une, et où elle en est maintenant. La case du bas propose de poser le prochain rappel, à l'échéance qui suit le rythme déjà choisi pour cette personne.

12. Modèles

Vos messages types : premier contact, relance, remerciement, refus. Écrits une fois, réutilisés ensuite.

Les variables

Un modèle contient des variables qui se remplacent au moment de l'envoi : {{prenom}}, {{societe}} et les autres. La liste complète s'affiche pendant l'écriture, et un clic les insère.

Vous pouvez créer les vôtres dans Réglages, onglet Général : une variable porte un nom et une valeur, par exemple votre ville d'intervention ou le nom de votre offre principale.

13. Séquences

Un enchaînement de relances décrit une fois, puis appliqué à une liste entière de contacts. Par exemple : un message à trois jours, un autre à dix, un dernier à trente.

Appliquer une séquence crée les rappels aux bonnes dates, pour chaque contact sélectionné. Elle ne remplace pas votre jugement : vous relisez chaque message avant de l'envoyer.

14. Rapports

Les chiffres qui comptent, sans tableau de bord surchargé.

• Montant signé sur la période.
• Montant en cours, et sa version pondérée par les probabilités.
• Taux de transformation : combien d'affaires abouties sur le total.
• Répartition par responsable, en formule Équipe.
• Récapitulatif de TVA, sur les encaissements ou sur les débits.

Les chiffres des rapports, du tableau de bord et des fiches sociétés sont calculés de la même façon : ils ne peuvent pas se contredire.

15. Réglages

Huit onglets. Sur téléphone, la barre coulisse latéralement.

Général

• Nom de l'espace et Votre nom, affichés dans l'interface.
• Devise et Premier jour de la semaine.
• Signature : le pied de vos messages types.
• Thème : clair, sombre, ou selon le système.
• Densité : confortable ou compacte, selon la taille de votre écran.
• Délai de relance par défaut, en jours, pour les nouvelles fiches.
• Vos variables personnalisées, utilisables dans les modèles.

Rappels sur le bureau

Le bouton Autoriser demande au navigateur le droit d'afficher un avis à l'heure de vos rappels. Une fois accordé, vos rappels échus remontent d'eux-mêmes, et cliquer sur l'avis vous ramène sur l'écran des rappels.

Ce que Suivalis envoie

Le bouton Voir le relevé ouvre la liste des appels réseau que le logiciel a réellement émis depuis l'ouverture, avec le nom des serveurs contactés. Ce n'est pas un texte écrit d'avance : la page se remplit toute seule, et signalerait un serveur tiers s'il y en avait un. Elle explique aussi comment refaire le relevé vous-même avec l'onglet Réseau de votre navigateur.

Ma société

Ce qui figure sur vos devis et vos factures : dénomination, forme juridique, adresse, SIRET, numéro de TVA, IBAN, mentions de TVA, délais de paiement, taux de pénalité.

On y règle aussi les préfixes et numéros de départ de chaque série, le logo, la couleur d'accent et la typographie des documents. Un bouton d'aperçu montre le rendu sur une facture avant d'enregistrer.

Formule

La formule en cours, ce qu'elle contient, et les liens d'achat. C'est ici qu'on colle une clé de licence reçue par courriel : Saisir ma clé, puis coller, puis valider. La vérification se fait sur votre appareil, sans connexion.

Pour un abonnement, l'échéance s'affiche et la clé se renouvelle toute seule tant que le prélèvement passe. Vous n'avez rien à ressaisir.

Synchronisation

Voir la section suivante, qui lui est entièrement consacrée.

Pipeline

Les étapes de votre pipeline : les renommer, les réordonner, en ajouter ou en retirer. Adaptez-les à votre façon de vendre plutôt que l'inverse.

Équipe

Les personnes qui travaillent sur la même base, en formule Équipe. Chaque membre a un nom, une adresse, un rôle et une couleur. On leur attribue ensuite des contacts et des opportunités, et les rapports montrent l'activité de chacun.

Le nombre de postes disponibles s'affiche en haut de l'écran.

Sécurité

• Verrouillage par code : un code demandé à l'ouverture du logiciel. Il protège cet appareil, et il est demandé à la session suivante, pas à celle en cours.
• Indice : un rappel affiché sur l'écran de déverrouillage. Ne mettez pas le code dedans.

Données

• Contenu de l'espace : le compte de vos fiches, par type.
• Sauvegarde : exporte tout dans un fichier, en clair ou chiffré par une phrase de passe. Le fichier chiffré ne s'ouvre qu'avec cette phrase, que personne ne peut retrouver à votre place.
• Restaurer : relit un fichier de sauvegarde et remplace le contenu actuel.
• Archive comptable : vos pièces obligatoires dans un fichier autonome.
• Recharger le jeu de démonstration : remplace tout par l'exemple.
• Vider l'espace : efface tout. Une archive est téléchargée avant, par précaution.
• Version : le numéro de la version installée.

16. Synchronisation

Réservée aux formules Pro et Équipe. Elle dépose une copie chiffrée de vos fiches en ligne pour que vous les retrouviez sur vos autres appareils.

Comment c'est protégé

Le chiffrement se fait sur votre appareil, avant tout envoi, par une clé dérivée de votre mot de passe. Ce mot de passe ne nous est jamais transmis : ce que le serveur reçoit est une preuve qui ne permet pas de le reconstituer. Ni l'hébergeur ni l'éditeur ne peuvent lire vos fiches.

Ce que le serveur voit malgré tout : le nombre de fiches, leur type, et la date de leur dernière modification. C'est le minimum pour savoir quoi renvoyer à quel appareil.

Activer, la première fois

1. Faites-le depuis l'appareil qui contient vos données. Le premier envoie, les suivants reçoivent.
2. Réglages, onglet Synchronisation, Créer un compte. Une adresse, un mot de passe d'au moins dix signes.
3. Le code de secours s'affiche. Téléchargez-le, imprimez-le, ou rangez-le dans votre gestionnaire de mots de passe. Il ne sera plus jamais montré.
4. Attendez que la ligne Dernier échange indique aujourd'hui.

Ajouter un second appareil

1. Ouvrez Suivalis dessus et installez-le.
2. Collez d'abord votre clé de licence dans l'onglet Formule. Sans elle, l'appareil est en formule gratuite et la synchronisation reste verrouillée.
3. Puis Synchronisation, J'en ai déjà un, la même adresse et le même mot de passe.

Ce qui suit, et ce qui ne suit pas

Quand deux appareils modifient la même fiche

La version la plus récemment modifiée l'emporte, fiche par fiche. Deux personnes qui travaillent sur des fiches différentes ne se gênent jamais.

Si vous oubliez votre mot de passe

Trois issues, dans l'ordre où les essayer.

1. Un autre appareil encore connecté. Définissez-y un nouveau mot de passe : tout revient.
2. Votre code de secours. Il rouvre le coffre, y compris sur un appareil neuf.
3. Votre ordinateur habituel. Réinitialisez le mot de passe par courriel, rouvrez le logiciel : vos fiches y sont, et la copie en ligne se refait toute seule à partir d'elles.

Travailler à plusieurs, en formule Équipe

Dans Réglages, Synchronisation, saisissez l'adresse de votre collègue et cliquez sur Inviter. Un code de vingt-quatre signes s'affiche une seule fois. Transmettez-le autrement que par courriel : un appel, un message, de vive voix. Votre collègue se connecte avec son adresse, son propre mot de passe et ce code ; il voit alors les mêmes fiches que vous.

Le code compte autant que l'adresse. Sans lui, personne n'entre dans votre espace, même en connaissant l'adresse invitée. C'est ce qui fait qu'une boîte mail piratée ne suffit pas.

Le même bouton sert à rouvrir l'accès d'un collègue qui a oublié son mot de passe : invitez-le à nouveau, il retrouve tout sans passer par nous.

Rejoindre l'espace de quelqu'un

Du côté de l'invité, tout se passe dans Réglages, Synchronisation, onglet On m'a invité. Il saisit son adresse, son propre mot de passe, celui de son compte à lui, et le code reçu. Les tirets et la casse n'ont pas d'importance.

Les deux personnes gardent chacune leur mot de passe. Aucune n'a besoin de connaître celui de l'autre, et ni l'une ni l'autre ne nous le transmet.

Si l'invité n'avait pas encore de compte, celui-ci se crée au passage. Il devra d'abord confirmer son adresse par courriel, puis revenir saisir son code : le lien reste valable quatorze jours.

Quand quelqu'un s'en va

La liste des membres apparaît sous le formulaire d'invitation, avec un bouton Retirer sur chacun. Le retrait ferme le serveur à cette personne immédiatement, et annule l'invitation qui l'attendait encore. Vos fiches ne bougent pas.

Le renouvellement tire une clé neuve, efface la copie en ligne et la renvoie chiffrée à neuf depuis votre appareil. Rien de ce qui sera écrit ensuite ne s'ouvrira avec l'ancienne clé. Deux conséquences à connaître avant de le lancer : les collègues qui restent sont à réinviter avec un code neuf, et votre code de secours change, puisqu'il ouvrait l'ancienne clé. Le nouveau s'affiche aussitôt : rangez-le comme le premier.

Faites-le depuis l'appareil qui détient toutes vos fiches. Un appareil incomplet renverrait une copie en ligne incomplète.

Arrêter la synchronisation

Le bouton Arrêter sur cet appareil coupe la liaison. Vos fiches restent sur place, entières, et la copie en ligne reste ouvrable depuis vos autres appareils.

17. Raccourcis clavier

Sur Mac, la touche Cmd remplace Ctrl. Les raccourcis d'une seule lettre ne se déclenchent pas pendant que vous saisissez du texte.

18. En cas de problème

Le logiciel ne s'ouvre pas hors connexion

Il doit avoir été ouvert au moins une fois avec du réseau, et installé sur l'appareil. La navigation privée empêche l'installation.

Mes données ont disparu

Vérifiez que vous ouvrez bien le même navigateur et le même profil : les données vivent dans le navigateur. Un nettoyage des données de navigation les efface. Si la synchronisation était active, reconnectez-vous : la copie en ligne est intacte.

Le second appareil ne montre pas mes réglages

Ouvrez d'abord le logiciel sur l'appareil qui les contient, laissez-le se synchroniser, puis rechargez le second.

Je ne peux plus créer de contact

Vous avez atteint le plafond de votre formule. Les fiches existantes restent modifiables et exportables : seule la création s'arrête.

Le bandeau rouge des mentions légales

Il signale un champ obligatoire manquant dans Réglages, onglet Ma société. Tant qu'il est là, vos factures ne sont pas conformes.

Une facture comporte une erreur

Elle ne se modifie pas. Émettez un avoir pour l'annuler, puis une nouvelle facture. C'est la procédure légale, et elle laisse une trace propre pour votre comptable.

Autre chose

Écrivez à contact@suivalis.fr en décrivant ce que vous faisiez et ce que vous attendiez. Une capture d'écran aide beaucoup.